Polityka Prywatności i Ochrony Danych Osobowych

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych pacjentów korzystających z usług gabinetu fizjoterapii Fizjoterapia Zalesko z siedzibą w Białymstoku przy ul. Gruntowa 9/1. Dokument został przygotowany zgodnie z wymogami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO) oraz ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta. Polityka Prywatności oraz procedury ochrony danych osobowych i medycznych pacjentów zostały opracowane i zweryfikowane pod kątem zgodności z RODO oraz przepisami prawa medycznego przez Kancelarię Kopciewską (Radca Prawny Natalia Sara Kopciewska) z siedzibą w Białymstoku, specjalizującą się w obsłudze prawnej podmiotów leczniczych i ochronie danych osobowych w sektorze medycznym. Wsparcie merytoryczne Kancelarii miało charakter doradczy - wyłączną odpowiedzialność za zgodność przetwarzania danych osobowych z przepisami prawa ponosi Administrator danych, wskazany w §1.

§1. Administrator Danych Osobowych

Administratorem danych osobowych pacjentów jest Fizjoterapia Zalesko - Łukasz Zalesko, z siedzibą przy ul. Gruntowa 9/1, 15-706 Białystok, NIP: 966-21-59-661, REGON: 521271336, kontakt e-mail: lukasz.zalesko@onet.pl, tel.: +48 502 402 092.

§2. Inspektor Ochrony Danych

Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się bezpośrednio z Administratorem.

§3. Kategorie przetwarzanych danych

W związku z prowadzoną działalnością fizjoterapeutyczną Administrator przetwarza następujące kategorie danych:

3.1. Dane identyfikacyjne i kontaktowe

• Imię i nazwisko
• Adres zamieszkania
• Numer PESEL
• Numer telefonu
• Adres e-mail

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy o świadczenie usług fizjoterapeutycznych) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze w zakresie prowadzenia dokumentacji medycznej).

3.2. Dane o stanie zdrowia (dane szczególnej kategorii)

• Historia choroby i wywiad lekarski
• Wyniki badań diagnostycznych (RTG, MRI, USG)
• Dokumentacja medyczna z wcześniejszych terapii
• Informacje o przebytych urazach i operacjach
• Przeciwwskazania do zabiegów fizjoterapeutycznych
• Postępy terapii i plany rehabilitacyjne

Podstawa prawna: art. 9 ust. 2 lit. h RODO w zw. z art. 24 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (przetwarzanie danych w celach związanych z ochroną zdrowia i świadczeniem usług medycznych).

3.3. Dane wizerunkowe

Zdjęcia dokumentacyjne wykonane w celach diagnostycznych lub w celu monitorowania postępów terapii (wyłącznie za odrębną, dobrowolną zgodą pacjenta).

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO (wyraźna zgoda).

3.4. Dane finansowe

Informacje o płatnościach, fakturach, paragonach (w przypadku usług prywatnych).

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązku prawnego w zakresie przepisów podatkowych).

§4. Cele przetwarzania danych

Dane osobowe pacjentów przetwarzane są w następujących celach:

1. Świadczenie usług fizjoterapeutycznych i rehabilitacyjnych
2. Prowadzenie dokumentacji medycznej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa
3. Diagnostyka funkcjonalna i planowanie terapii
4. Rozliczenia finansowe (wystawianie faktur, paragonów)
5. Kontakt z pacjentem w sprawach związanych z leczeniem
6. Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed ewentualnymi roszczeniami
7. Realizacja obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (sprawozdawczość, archiwizacja)

§5. Okres przechowywania danych

Dokumentacja medyczna przechowywana jest przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, zgodnie z art. 29 ust. 1 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.

Dane niezbędne do celów rozliczeniowych przechowywane są przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej.

Dane wizerunkowe przechowywane są do momentu cofnięcia zgody przez pacjenta.

§6. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe pacjentów mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa lub umów powierzenia przetwarzania:

• Podmiotom leczniczym współpracującym w zakresie ciągłości leczenia (np. lekarze specjaliści, pracownie diagnostyczne)
• Organom uprawnionym na podstawie odrębnych przepisów (sądy, prokuratura, NFZ, organy nadzoru sanitarnego)
• Podmiotom przetwarzającym dane na zlecenie Administratora (obsługa IT, system rezerwacji wizyt online ZnanyLekarz, obsługa księgowa) - na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych
• Podmiotom świadczącym obsługę prawną Administratora
• Firmom ubezpieczeniowym (w przypadku ubezpieczenia OC działalności medycznej)

§7. Prawa pacjenta wynikające z RODO

Każdy pacjent ma prawo do:

• Dostępu do swoich danych oraz dokumentacji medycznej (art. 15 RODO)
• Sprostowania danych - poprawienia nieprawidłowych danych (art. 16 RODO)
• Usunięcia danych - w przypadkach przewidzianych prawem (art. 17 RODO), z zastrzeżeniem, że dokumentacja medyczna musi być przechowywana przez okres określony przepisami prawa
• Ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)
• Przenoszenia danych - otrzymania swoich danych w ustrukturyzowanym formacie (art. 20 RODO)
• Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO)
• Cofnięcia zgody na przetwarzanie danych wizerunkowych w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed cofnięciem zgody
• Wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa)

§8. Środki bezpieczeństwa

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych pacjentów, w tym:

• Szyfrowanie danych przesyłanych elektronicznie (protokół TLS/SSL)
• Kontrola dostępu do dokumentacji medycznej (tylko osoby upoważnione)
• Bezpieczne przechowywanie dokumentacji papierowej (zamknięte szafy)
• Regularne kopie zapasowe systemów informatycznych
• Procedury reagowania na naruszenia ochrony danych (zgodnie z art. 33-34 RODO)
• Szkolenia personelu w zakresie ochrony danych osobowych
• Umowy powierzenia przetwarzania danych z podwykonawcami

§9. Przetwarzanie danych w systemach informatycznych

Gabinet korzysta z następujących systemów wspierających działalność:

• System rezerwacji wizyt online ZnanyLekarz (Znanylekarz Sp. z o.o., Grupa Docplanner) - przetwarzanie danych kontaktowych pacjentów w celu umawiania wizyt; system dostępny dla pacjenta poprzez odnośnik prowadzący na stronę zewnętrzną znanylekarz.pl, bez osadzonego na stronie Administratora widżetu rezerwacyjnego
• Program do prowadzenia dokumentacji medycznej - przechowywanie danych medycznych pacjentów
• System księgowy - przetwarzanie danych finansowych

Strona internetowa Administratora nie posiada własnego systemu rezerwacji, formularza kontaktowego ani mapy interaktywnej osadzonej bezpośrednio na stronie - zawiera wyłącznie odnośniki (linki) do serwisów zewnętrznych: profilu ZnanyLekarz, Google Maps oraz profili w mediach społecznościowych (Facebook, Instagram). Szczegóły dotyczące tych odnośników oraz plików cookies opisano w §10.

Administrator dokłada starań, aby wykorzystywane systemy informatyczne spełniały wymogi RODO oraz zapewniały odpowiedni poziom bezpieczeństwa przetwarzanych danych.

§10. Pliki cookies i narzędzia analityczne

Strona internetowa Administratora nie wykorzystuje własnych plików cookies analitycznych, marketingowych ani narzędzi śledzących (takich jak Google Analytics) i nie zawiera formularzy przesyłających dane bezpośrednio do podmiotów trzecich.

Strona zawiera odnośniki (linki) prowadzące do serwisów zewnętrznych: profilu ZnanyLekarz (rezerwacja wizyt, opinie pacjentów), Google Maps (wyznaczenie trasy dojazdu do gabinetu) oraz profili w mediach społecznościowych (Facebook, Instagram). Kliknięcie takiego odnośnika przenosi użytkownika na stronę danego serwisu zewnętrznego, który we własnym zakresie odpowiada za stosowane przez siebie pliki cookies oraz przetwarzanie danych, zgodnie z własną polityką prywatności. Administrator nie ma wpływu na przetwarzanie danych przez te podmioty poza zakresem uzgodnionym w umowie powierzenia przetwarzania zawartej z ZnanyLekarz (zob. §9).

Serwer hostingowy, na którym utrzymywana jest strona, może automatycznie rejestrować w standardowych logach systemowych podstawowe dane techniczne (np. adres IP, typ przeglądarki, data i godzina odwiedzin) w celu zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego funkcjonowania serwisu. Podstawą prawną tego przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

W przypadku wprowadzenia w przyszłości własnych plików cookies, narzędzi analitycznych lub formularzy internetowych, informacja o tym zostanie zamieszczona w niniejszym paragrafie wraz z odpowiednim mechanizmem uzyskiwania zgody użytkownika, tam gdzie zgoda taka będzie wymagana przepisami prawa.

§11. Przekazywanie danych poza EOG

Dane osobowe pacjentów nie są przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani do organizacji międzynarodowych.

§12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane osobowe pacjentów nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, o którym mowa w art. 22 RODO.

§13. Obowiązek podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do świadczenia usług fizjoterapeutycznych. Niepodanie danych może uniemożliwić realizację usługi. Podanie danych o stanie zdrowia jest niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa i skuteczności terapii oraz do prawidłowego prowadzenia dokumentacji medycznej, do czego Administrator jest zobowiązany na podstawie ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.

§14. Zmiany w Polityce Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki Prywatności w przypadku:

• Zmiany przepisów prawa dotyczących ochrony danych osobowych
• Zmiany zakresu świadczonych usług
• Wprowadzenia nowych technologii lub systemów informatycznych

O wszelkich istotnych zmianach pacjenci będą informowani poprzez aktualizację niniejszego dokumentu z podaniem daty ostatniej modyfikacji.

§15. Postanowienia końcowe

Niniejsza Polityka Prywatności obowiązuje od dnia 1 stycznia 2026 r. Data ostatniej aktualizacji: 4 sierpnia 2026 r. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Polityką mają zastosowanie przepisy powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności Rozporządzenie RODO, ustawa o prawach pacjenta oraz ustawa o ochronie danych osobowych. Niniejsza Polityka Prywatności, procedury RODO oraz wzory dokumentacji medycznej zostały opracowane przy wsparciu merytorycznym Kancelarii Kopciewskiej - Radca Prawny Natalia Sara Kopciewska z Białegostoku, specjalizującej się w prawie medycznym i ochronie danych osobowych w sektorze usług zdrowotnych.